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Ministerial Agreement No.84

ACUERDO MINISTERIAL No. 84-2009
Guatemala, 29 de diciembre de 2009

EL MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

CONSIDERANDO:
Que el Decreto número 101-87 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 48
establece que, el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental lo constituyen el conjunto de principios,
órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos que tiene efectos presupuestarios,
patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Estado.

CONSIDERANDO:
Que el proceso de modernización del Sistema de Administración Financiera del Estado, requiere la constante
revisión de los procedimientos administrativos y operativos para facilitar, agilizar y transparentar la gestión
pública que propicie un manejo eficiente de los recursos del Estado y los procesos de la ejecución del
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado;

POR TANTO:
En ejercicio de las atribuciones establecidas en los articules 23, 27 literal m) y 35 literal f) del Decreto número
114-97, Ley del Organismo Ejecutivo y lo estipulado en los artículos 9, 49, 55, 58 y 62 del Decreto número
101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, todas del Congreso de la República.

ACUERDA:
ARTICULO 1. Objeto.
Aprobar el Manual de Procedimientos para la Ejecución Presupuestaria mediante Convenios con
Organizaciones No Gubernamentales y Organismos Internacionales, así como el Manual de Procedimientos
para la Ejecución Presupuestaria mediante Juntas Escolares, cuyos documentos, que forman parte integral
del presente Acuerdo, contienen las disposiciones básicas para regular su operatividad.

ARTICULO 2. Obligatoriedad.
El Manual de Procedimientos para la Ejecución Presupuestaria mediante Convenios con Organizaciones no
Gubernamentales y Organismos Internacionales es de observancia obligatoria para todas las Entidades de la
Administración Central, Entidades Autónomas, Descentralizadas y Empresas Públicas, y el Manual de
Procedimientos para la Ejecución Presupuestaria a través de Juntas Encolares, es de observancia obligatoria
para el Ministerio de Educación.

ARTICULO 3. Requisitos de los convenios.
Los convenios a suscribir para estas modalidades de ejecución presupuestaria, deberán cumplir con la
información regulada en la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio
Fiscal, que emite el Congreso de la República de Guatemala y por los Manuales de Procedimientos que se
aprueban en este Acuerdo.

ARTICULO 4. Convenios Anteriores.
Los convenios celebrados con anterioridad a la vigencia de este acuerdo, deberán sujetarse a los requisitos
establecidos en el artículo anterior.

ARTICULO 5. Atribuciones de los Órganos Rectores:
Como entes rectores del Sistema de Contabilidad Integrada, se faculta a la Tesorería Nacional, Direcciones
de Contabilidad del Estado, Técnica del Presupuesto y de Crédito Público, todas del Ministerio de Finanzas
Públicas, para emitir en forma coordinada y conjunta las resoluciones necesarias dentro del ámbito de su
competencia para la ejecución de recursos bajo esta modalidad.

ARTICULO 6. Derogatorias.
Se derogan los Acuerdos Ministeriales 66-2007 del 20 de diciembre de 2007, 47-2008 del 8 de abril de 2008,
99-2008 del 22 de octubre de 2008 y las disposiciones que contravengan lo estipulado en el presente Acuerdo

ARTICULO 7. Vigencia.
El presente acuerdo empieza a regir el día siguiente de su publicación en el diario de Centro América.

JUAN ALBERTO FUETNES K.
MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

ERICK HAROLDO COYOY ECHEVERRÍA
VICEMINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
A TRAVÉS DE CONVENIOS NORMAS
ESPECÍFICAS
1. Para los efectos de este manual se entenderá:
a) Organismo Ejecutor delegado por convenios: Es toda persona jurídica, legalmente constituida, que por
delegación de una Entidad de la Administración Central. Entidades Autónomas, Descentralizadas y Empresas
Públicas, según convenio autorizado por la máxima autoridad que corresponda, se encargará de administrar
la ejecución de programas y/o proyectos financiados con recursos públicos, acción por la cual percibe
comisión o cualquier otra forma de retribución.
Se incluye a todos los organismos internacionales y regionales, organizaciones no gubernamentales (ONG’s),
asociaciones, sociedades, instituciones sin fines de lucro, comités u otros organismos de la sociedad civil
organizada, que desempeñen las funciones aquí descritas;
b) Presupuesto: Para la Presidencia, Ministerios. Secretarias y Otras Dependencias del Ejecutivo, las
funciones de Presupuesto, serán realizadas por la Unidad de Administración Financiera -UDAF- encargadas
de realizar las gestiones que procedan en la Dirección Técnica del Presupuesto. En las Entidades Autónomas,
Descentralizadas, Empresas Públicas y el resto de entidades que conforman la Administración Central, las
funciones de Presupuesto serán realizadas por la unidad administrativa de la institución que efectúe
operaciones de programación presupuestaria.
c) Contabilidad: Para la Presidencia, Ministerios, Secretarias y otras dependencias del Ejecutivo, las funciones
de Contabilidad serán realizadas por la Dirección de Contabilidad del Estado. En las Entidades Autónomas.
Descentralizadas, Empresas Públicas y el resto de entidades que conforman la Administración Central, las
funciones de Contabilidad, serán realizadas por la unidad administrativa de la institución que registra la
ejecución presupuestaria y/o de contabilidad patrimonial; y,
d) Tesorería: Para la Presidencia, Ministerios, Secretarias y Otras Dependencias del Ejecutivo, las funciones
de Tesorería, serán realizadas por la Tesorería Nacional. En las Entidades Autónomas, Descentralizadas,
Empresas Públicas y el resto de entidades que conforman la Administración Central, las funciones de
Tesorería serán realizadas por la unidad administrativa de la institución que efectúe operaciones de Tesorería.
d) Unidad Ejecutora: Responsable de la ejecución presupuestaria por mandato de la autoridad superior.
2. Requisitos mínimos que deben contener los convenios suscritos con los Organismos Ejecutores
Delegados por Convenios.
Todos los convenios suscritos por la máxima autoridad de las Entidades de la Administración Central,
Autónomas, Descentralizadas y Empresas Públicas con los Organismos Ejecutores Delegados por Convenios,
deberán incluir como requisitos mínimos los siguientes:
a) El organismo ejecutor delegado por convenio, debe presentar a la entidad con quien suscribió el convenio,
por lo menos una vez al mes, información del avance físico y financiero de la obra o actividad;
b) Consignar el valor anual de los recursos a transferir para la ejecución del convenio;
c) Asignar código único interno de identificación al convenio suscrito;

d) Depositar mensualmente los intereses, generados por los fondos trasladados a los Organismos Ejecutores
Delegados por Convenios realizados por la Presidencia, Ministerios, Secretarias y Otras Dependencias del
Ejecutivo, en las cuentas que se indican a continuación:
Los generados por recursos internos en la cuenta 110001-5 “Gobierno de la República-Fondo Común”,
Los generados por recursos externos en la cuenta 112981-6 “Cuenta Única de Préstamos”.
La Unidad de Administración Financiera -UDAF- por medio de oficio trasladará la boleta de depósito monetario
por concepto de intereses a la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, para los registros
correspondientes.
Los Organismos Ejecutores Delegados por Convenios contratados por el resto de las Entidades de la
Administración Central, Entidades Autónomas, Descentralizadas y Empresas Públicas realizarán los depósitos
de los intereses generados por los fondos, en la cuenta monetaria que la Unidad de Administración Financiera
-UDAF- correspondiente le indique.
La UDAF trasladará la información a la Contabilidad de cada Institución para los registros correspondientes;
e) Instruir a la entidad bancaria en donde se encuentre registrada la cuenta de depósitos monetarios de cada
Convenio, para que envíe diariamente a Tesorería, por medios electrónicos la información de las operaciones
y saldos de las cuentas de depósitos monetarios, utilizando el formato correspondiente;.
f) Trasladar al final de cada ejercicio fiscal los saldos no utilizados de los fondos transferidos, los cuates
deberán depositarse en efectivo, por medio de cheque de caja, de gerencia o por transferencia bancaria. Para
el caso de la Presidencia, Ministerios, Secretarias y Otras Dependencias del Ejecutivo, en las cuentas de
depósitos monetarios que se indican a continuación:
Los recursos internos en la cuenta 110001-5 “Gobierno de la República-Fondo Común”,
Los recursos externos en la cuenta 112981-6 “Cuenta Única de Préstamos”.
El resto de las Entidades de la Administración Central, Entidades Autónomas, Descentralizadas y Empresas
Públicas deberán realizar los depósitos de los saldos no utilizados, en la cuenta monetaria que indique la
Unidad de Administración Financiera -UDAF-correspondiente;
g) Trasladar al Estado, la propiedad de los activos fijos que se adquieran con los recursos recibidos para su
administración, en el momento de su adquisición, en el transcurso de la ejecución del proyecto o en la
liquidación del mismo. No obstante, el uso de los activos fijos, queda a cargo del administrador en tanto sea
necesario para la ejecución de los programas y proyectos que tienen bajo su administración;
h) Informar a la UDAF de la entidad contratante sobre su ejecución detallada de gastos, de conformidad con
los requisitos correspondientes, para el registro inmediato en el -SICOIN-.
i) Conformar una Comisión Liquidadora al finalizar cada proyecto, para que proceda de acuerdo a lo que
establece el Capitulo II de la Ley de Contrataciones del Estado.
En el caso de convenios existentes o en ejecución, deben ser modificados para cumplir los requisitos
indicados anteriormente.
3. Ejecución del presupuesto. La gestión presupuestaria de los Organismos Ejecutores delegados por
Convenios constituye una modalidad de ejecución, en la cual las entidades deben programar en sus
respectivos presupuestos institucionales y en la estructura programática que corresponda, de acuerdo a la
técnica presupuestaria, los renglones de gasto que reflejen los bienes y servicios a obtener; asimismo, la
asignación presupuestaria para el pago de la comisión o la retribución que corresponda al Organismo Ejecutor
Delegado por Convenios.

4. Programación de la ejecución presupuestaria. Será responsabilidad de la Unidad de Administración
Financiera -UDAF-, lo siguiente:
a) Elaborar la programación de la ejecución periódica de compromisos y devengados en la forma como lo
establece el Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria;
b) Preparar en un anexo la programación del anticipo a los Organismos Ejecutores Delegados por Convenios
en el formato que la Dirección Técnica del Presupuesto establezca;
c) Incorporar la programación de compromisos y devengados a la programación periódica de la institución;
d) Adjuntar a la primera solicitud de programación fotocopia certificada del convenio suscrito y resolución o
acuerdo ministerial que autoriza el convenio, que servirán pana identificar los datos a utilizar como auxiliar en
el registro contable, tales como: Entidad; Unidad Ejecutora; Organismo Ejecutor Delegado por Convenios,
NIT; No. de Convenio; y, su denominación; las fotocopias certificadas serán distribuidas de la forma siguiente;
Contabilidad, Tesorería y para la programación presupuestaria que corresponda; y
e) Identificar las estructuras presupuestarias con las cuales se respalda el valor de los recursos a otorgar al
administrador.
5. Programación de Anticipos. A solicitud de las Entidades de la Administración Central, la Dirección
Técnica del Presupuesto incluirá en las cuotas cuatrimestrales, los anticipos a favor de los Organismos
Ejecutores delegados por convenios, que se somete a consideración del Comité de Programación y Ejecución
Presupuestaria -COPEP-, Cuerpo Colegiado que autorizará dichos anticipos y en las Entidades
Descentralizadas y Autónomas, la programación en referencia será presentada por la unidad administrativa
que corresponda.
6. Registro de Información. La información consignada en la copia del convenio será registrada por la
Contabilidad en el clasificador que corresponde, que servirá para asignar un auxiliar contable para el control
de anticipos y rendiciones de manera individual. Esta última obligación aplica tanto para las entidades de la
administración central como de las Entidades, Autónomas, Descentralizadas y Empresas Públicas.
7. Anticipos de Recursos Financieros a los Organismos Ejecutores Delegados por Convenios. El
anticipo de recursos se efectuará como una salida de fondos de Tesorería, sin imputación presupuestaria, de
acuerdo a la programación de caja. El registro del anticipo se hará contablemente de conformidad con el
procedimiento específico y las normas de contabilidad gubernamental. Dicho anticipo, deberá responder a la
programación de la ejecución presupuestaría y en función de la disponibilidad de los recursos.
8. Monto del Anticipo. Podrá anticiparse a los Organismos Ejecutores delegados por convenios hasta el 20%
del valor anual a transferir del convenio que se ejecutará bajo esta modalidad. Cuando se trate de la
Administración Central, la entidad contratante, en situaciones debidamente justificadas podrá requerir un
monto superior al 20%; el cual será aprobado por el Comité de Programación y Ejecución Presupuestaria –
COPEP-.
9. Registro de Cuantas da Depósitos Monetarios. Los Organismos Ejecutores delegados por convenios,
deberán solicitar a Tesorería Nacional el registro en el -SICOIN- de una cuenta de depósitos monetarios por
cada convenio que se suscriba con la entidad contratante, para que el monto de los anticipos sea acreditado
en la misma. Dicha cuenta también servirá para el registro y control de los anticipos y regularizaciones
correspondientes.
Cuando las Organizaciones No Gubernamentales y los Organismos Internacionales, administren fondos de
varios proyectos de la misma unidad ejecutora y lleven control de cuentas virtuales o contables que permitan
establecer los saldos de cada proyecto, pueden registrar en Tesorería Nacional sólo una cuenta de depósitos
monetarios por cada organismo u ONG.
10. Solicitud del Anticipo a la Tesorería. Las unidades ejecutoras a través de la UDAF solicitarán por escrito
a la Tesorería cada anticipo, de conformidad con la programación de la ejecución aprobada. Dicha solicitud,

deberá presentarse a nivel de convenio específico, para los controles necesarios. Es responsabilidad de la
UDAF, garantizar la disponibilidad presupuestaria de los anticipos solicitados para permitir la regularización en
el sistema de los gastos realizados.
11. Autorización del Anticipo. La Tesorería emitirá resolución interna en donde consigne el monto del
Anticipo, la cual trasladará a la Contabilidad para que elabore el Comprobante Único de Registro -CUR-
contable. La resolución deberá llevar información a nivel de convenio específico, fuente de financiamiento, así
como el número de la Cuenta de Depósitos Monetarios correspondiente al mismo.
12. Autorización de Anticipos adicionales. Para que Tesorería autorice anticipos adicionales, la UDAF y/o
Unidad Ejecutora deberán cumplir con la regularización del 100% del penúltimo anticipo y como mínimo el
75% del último anticipo.
13. Registro de la Ejecución Presupuestaria. Es responsabilidad de la entidad contratante el registro de la
ejecución del gasto en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, afectando el número de convenio y la
cuenta de depósitos monetarios correspondiente. Los Organismos Ejecutores Delegados por Convenios
deberán informar los gastos realizados, inmediatamente después de su ejecución, adjuntando para el efecto la
documentación en original, que contenga el Número de identificación Tributaria -NIT- y nombre de la
Institución que trasladó los fondos, como respaldo de cada transacción; para que la UDAF registre
oportunamente en el Sistema la información de la ejecución presupuestaria.
14. Registro Contable. La Contabilidad debe llevar registro y control en las cuentas y auxiliares necesarios
para identificar a cada Organismo Ejecutor Delegado por Convenio. Estas cuentas deberán debitarse con
cada anticipo de fondos realizado y acreditarse en forma automática con cada regularización del gasto, o
afectarse por registro contable manual para otras transacciones, según sea el caso.
15. Contabilización de Activos. Cuando el gasto corresponda a la adquisición de bienes muebles, estos
activos se registrarán en el módulo de inventarios del SICOIN, y al ser aprobado el CUR de regularización en
el Sistema de Gestión -SIGES- se contabilizarán en forma automática en las cuentas que correspondan.
En caso que los bienes muebles adquiridos queden en calidad de uso de un Organismo Ejecutor Delegado
por Convenios, la Unidad Ejecutora debe crear dentro del módulo de inventarios una Unidad Administrativa
que identifique al Organismo Ejecutor y cuando finalice el convenio los bienes pasarán a disposición de la
entidad contratante.
Asimismo, al momento de la adquisición y de la rendición en el sistema, se deberá cumplir con todos los
requisitos establecidos para los bienes muebles, registrándolos en el módulo de inventarios del SICOIN.
16. Liquidación da saldos. Al final del ejercicio fiscal, la Unidad Ejecutora deberá tener regularizado el 100%
de los desembolsos y si existieran saldos disponibles, para el caso de la Presidencia, Ministerios. Secretarías
y otras Dependencias del Ejecutivo, dicha Unidad Ejecutora deberá requerir al Organismo Ejecutor Delegado
por Convenio, el traslado de los recursos a las cuentas de depósitos monetarios que se indican a
continuación:
Los recursos internos en la cuenta 110001-5 “Gobierno de la República -Fondo Común-”
Los recursos externos en la cuenta 112981-6 “Cuenta única de préstamos”.
Las Entidades Autónomas, Descentralizadas, Empresas Públicas y el resto de entidades que conforman la
Administración Central deberán realizar dichos depósitos en la cuenta bancaria que la UDAF les indique.
La UDAF por medio de oficio, trasladará la boleta de depósitos monetarios por concepto de saldos no
utilizados a la Contabilidad, consignando el código contable del convenio y fuente de financiamiento, en el
caso de recursos externos incorporar el número correlativo del préstamo, para los registros contables
correspondientes.

17. Saldos por liquidar. Si existiesen saldos por rendir o por reintegrar al Fondo Común o a la cuenta origen,
la Contabilidad deberá hacer registro directamente a la cuenta contable Deudores del Estado e informar al
Ente de Control y Fiscalización Gubernamental sobre esta situación, para que aplique las sanciones
correspondientes. Además debe informar a la Unidad Ejecutora para que realice las gestiones legales de
cobro al Organismo Ejecutor Delegado por Convenios.
La Tesorería en cada ejercicio fiscal, autorizará anticipos de recursos financieros a un organismo ejecutor
delegado por convenio, cuando éste haya liquidado la totalidad de los convenios suscritos con la unidad
ejecutora que lo solicita, correspondientes al ejercicio fiscal anterior.
18. Saldos por Liquidar al 31 de Diciembre de 2007. Los fondos que se transfirieron al Organismo
Administrador en forma contable hasta al 31 de diciembre de 2007 y que los gastos realizados, no se
regularizaron en forma presupuestaria en el ejercicio fiscal 2007 y ejercicios anteriores, el Administrador de
Fondos, trasladará los documentos de soporte a la respectiva Unidad Ejecutora, para que ésta lo regularice en
forma presupuestaria, con cargo a su presupuesto vigente y a nivel de renglón presupuestario. Los saldos de
estos fondos que se tengan en efectivo (caja y bancos), deben trasladarse a las cuentas bancarias que se
indican a continuación:
Los recursos internos en la cuenta 110001-5 “Gobierno de la República-Fondo Común”.
Los recursos externos en la cuenta 112981-6 “Cuenta Única de Préstamos”.
En el caso de los fondos que se transfirieron en forma presupuestaria, si existiera saldo al 31 de diciembre de
2007, el mismo se registrará en forma contable, para lo cual el Organismo Administrador de Fondos
proporcionará a la Unidad Ejecutora el estado de cuenta bancario certificado a esa misma fecha, mismo que
debe corresponder a cada convenio suscrito entre la Unidad Ejecutora y el Organismo Administrador de
Fondos. La Unidad Ejecutora, reemitirá el estado de cuenta bancario a la Contabilidad, para que realice el
registro contable en la Cuenta por Cobrar a corto plazo por cada convenio y administrador.
Para amortizar la Cuenta por Cobrar, el registro se hará de manera contable, por los fondos que se
transfirieron en forma presupuestaria, para lo cual el Administrador de Fondos le trasladará a la Unidad
Ejecutora, la documentación de soporte legal por los pagos que realizó y ésta a su vez la trasladará a la
Contabilidad, solicitando el registro contable.
La Contabilidad analizará la documentación de soporte y si procede, elaborará y aprobará los CUR’S
Contables correspondientes, contra la Cuenta por Cobrar.
19. Casos Especiales. Para la Presidencia, Ministerios, Secretarías y otras dependencias del Ejecutivo, los
casos que ameriten un tratamiento especial, serán resueltos por el Comité de Programación de la Ejecución
Presupuestaria-COPEP-.
Para las Entidades Autónomas, Descentralizadas, Empresas Públicas, estos casos serán atendidos por la
máxima autoridad de la Institución.

MANUAL PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA A TRAVÉS DE JUNTAS
ESCOLARES
1. Objetivo. Contar con un procedimiento de ejecución y registro de los gastos realizados mediante la
modalidad de Juntas Escolares, que permita la captura de la información de cada Junta Escolar y la
consolidación por parte de la Dirección General de Participación Comunitaria y Servicios de Apoyo –
DIGEPSA- o de la Dirección Departamental correspondiente.

La consolidación se registra en el módulo de Fondos Rotativos del SICOIN, para generar automáticamente el
CUR de Regularización, llevando cuenta corriente en el Sistema de cada Fondo Rotativo Constituido a Nivel
de DIGEPSA o de la Dirección Departamental correspondiente, así como a nivel Institucional.
2. Programación de la Ejecución. La Unidad de Administración Financiera -UDAF- Central del Ministerio de
Educación elaborará la programación de la ejecución presupuestaria correspondiente a las Juntas Escolares
en forma cuatrimestral y la trasladará a la Dirección Técnica del Presupuesto.
3. Autorización de la Programación. A solicitud de la Unidad Ejecutora, la Dirección Técnica del
Presupuesto incluirá en las cuotas cuatrimestrales, la programación de pagos y regularizaciones
correspondientes a las juntas escolares, que someterá a consideración del Comité de Programación y
Ejecución Presupuestaria -COPEP-, Cuerpo Colegiado que autorizará dichas operaciones.
4. Registro de Cuenta de Depósitos Monetarios. La Dirección de la Unidad de Administración Financiera –
DUDAF- y la DIGEPSA o las Direcciones Departamentales, solicitarán a Tesorería Nacional el registro en el
SICOIN, de una cuenta de depósitos monetarios para que el monto del fondo rotativo correspondiente, sea
acreditado en la cuenta de la Dirección de la UDAF y ésta a su vez acredite los recursos a la cuenta de la
DIGEPSA de las Direcciones Departamentales.
5. Monto del Fondo Rotativo. Podrá constituirse el fondo rotativo para las Juntas Escolares hasta por un
monto del 12% del presupuesto vigente, de los renglones permitidos para este tipo de ejecución
presupuestaria (Artículo 9 del Acuerdo Ministerial 6-98, modificado por el artículo 1 del Acuerdo Ministerial 19-
98). En situaciones debidamente justificadas la DUDAF podrá requerir un monto superior al 12%, el cual será
aprobado por el COPEP.
6. Constitución del Fondo Rotativo de Juntas Escolares a nivel Institucional. La DUDAF del Ministerio de
Educación, solicitará por escrito a la Tesorería Nacional la Constitución del fondo rotativo para Juntas
Escolares y lo registrará a través del -SICOIN- (FR 01).
7. Aprobación del Fondo Rotativo. Tesorería Nacional analiza la solicitud y emite resolución interna
aprobando la constitución del Fondo Rotativo, con lo cual se genera el CUR automático de constitución del
fondo, para aprobación y solicitud de pago por la Dirección de Contabilidad del Estado.
8. Pago del CUR. La Tesorería Nacional paga el CUR y deposita los recursos en la cuenta de depósitos
monetarios de la DUDAF.
9. Constitución de Fondos Internos de Juntas Escolares. Los Fondos Rotativos Internos de Juntas
Escolares se constituirán de la siguiente manera:
a. La DUDAF del Ministerio de Educación, registra, solicita y aprueba en el SICOIN la constitución de los
fondos rotativos Internos a cargo de la DIGEPSA o de las Direcciones Departamentales;
b. Las Unidades Administrativas responsables del Fondo Rotativo, serán creadas en el sistema, con la
característica que no registran facturas, a efecto que las validaciones existentes en el SICOIN permitan el
registro de la rendición con la consolidación de gastos; se liquidarán con el formulario FR03-JE como
documento de soporte;
c. El Departamento de Tesorería de la DUDAF del Ministerio de Educación, realiza el crédito en cuenta de
depósitos monetarios de la DIGEPSA o de las Direcciones Departamentales, registradas previamente en
Tesorería Nacional; y,
d. La DIGEPSA o las Direcciones Departamentales, al disponer de los fondos recibidos de la DUDAF los
entrega a cada Junta Escolar de acuerdo a su programación y sin realizar registro de esta acción en el
Sistema. El Ministerio de Educación deberá establecer el procedimiento normativo para esta acción.

10. Ejecución y Rendición de Gastos. Las Juntas Escolares realizan los gastos necesarios, los registran y
consolidan en los formularlos que para el efecto les proporcione la DIGEPSA o el Ministerio de Educación,
siguiendo el procedimiento normativo de dicho Ministerio.
La DIGEPSA o las Direcciones Departamentales, con base en la información recibida de las Juntas Escolares
de su jurisdicción, realiza la codificación de la estructura presupuestaria respectiva a cada uno de los gastos
reportados en los formularios que para el efecto les proporciona el Ministerio de Educación y ejecuta la
consolidación de las rendiciones en el formulario FR02-JE.
La DIGEPSA o las Direcciones Departamentales serán las responsables de obtener las liquidaciones de las
Juntas Escolares a las cuales se les otorguen fondos, por lo que deberán implementar los mecanismos de
seguimiento y control que consideren pertinentes. Los desembolsos, liquidaciones y reintegros serán
fiscalizados por la Dirección de la Unidad de Auditoria Interna -DUDAI- del Ministerio de Educación,
11. Registro en el SICOIN de las Rendiciones. La DIGEPSA o las Direcciones Departamentales, con base
en la consolidación contenida en el Formulario FR02-JE, deberá registrar la Rendición FR03 correspondiente
en el módulo de Fondo Rotativo del SICOIN. En esta rendición no detallará facturas como documento de
respaldo; sino que, el documento de soporte es el Formulario FR02-JE.
12. Consolidación de las Rendiciones. Aprobadas las rendiciones FR03 en el sistema, la DUDAF, procede
a consolidar las rendiciones que pertenezcan al fondo interno de Juntas Escolares a cargo de la DIGEPSA o
de las Direcciones Departamentales, y se genera automáticamente el CUR de gasto de regularización.
13. Reposición del Fondo Rotativo de Juntas Escolares. Aprobado el CUR de gasto de regularización, la
DUDAF procede a solicitar su reposición, marcándolo en el sistema, con lo cual se genera automáticamente el
CUR contable de reposición, que debe ser aprobado y solicitado de pago por la Dirección de Contabilidad del
Estado.
14. Pago del CUR. Tesorería Nacional realiza el pago acreditando la cuenta de la DUDAF del Ministro de
Educación, quien lo traslada a la DIGEPSA o a las Direcciones Departamentales.
15. Rendición Final y Reintegro al Fondo Común. Al final del ejercicio fiscal, los fondos rotativos deben ser
liquidados de forma total, rindiendo los gastos correspondientes y reintegrando los fondos disponibles a la
cuenta Gobierno de la República Fondo Común, para lo cual el Ministerio de Educación establecerá los
procedimientos necesarios.
16. Registro en la Cuenta “Deudores”. En caso de incumplimiento de la rendición final y reintegro al Fondo
Común, la Dirección de Contabilidad del Estado, cargará el saldo no liquidado al funcionario responsable
afectando la cuenta deudores.
17. Fondos Rotativos para Ejercicios Fiscales Subsiguientes. De conformidad con el Acuerdo Ministerial
1-2007, la Tesorería Nacional autorizará los fondos rotativos para cada ejercicio fiscal, a las instituciones del
Estado dependientes del Organismo Ejecutivo que hayan liquidado dicho fondo correspondiente al ejercicio
fiscal anterior, y a las Instituciones que sin haberlos liquidado, cuenten con la opinión favorable de la
Contraloría General de Cuentas.

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